仕事のコツ

基本的ではあるし、一度は聞いたことあることかもしれないが、改めて仕事の進め方(事務)を以下にまとめておく。特に書き出すまでもないと、頭の中でやっている人も多いと思うが、私は書き出すべくスタート前の時間を十分に取るようにしている。

  1. やるべきことを書き出す
  2. 優先順位をつける
  3. 今日絶対やることを(できれば)3つにしぼる
  4. その3つから大きな塊を可能な限り細かく分解する

5.所要時間を見積もる

3.4.5.は慣れが必要な一方でポイントと言える。

特に3.で絞り込んでおけばタスクがあふれたり、深夜まで残業したりといったことがなくなる。

繁忙期は難しいかもしれないが、書き出してみると大して重要でもないことに時間を使っていることにはっとさせられることも多い。

受け身の打ち合わせやCCのメール等は優先順位を下げて議事録でカバーするとか、まとめて目を通す等工夫したい。

また、引き継ぎの用のマニュアル作成は時間を切ってやらないといくらでも時間がかけられる類のタスクといえることから最適な時間の見積もりができるように日々トライアンドエラーを積み重ねてほしい。

やればやっただけブレが少なくなる。

①~⑤をしっかり行い、時間割をつくっても刺し込まれるのが仕事の常。電話や相談や雑談等誘惑や邪魔が付きまとう。そのため、可能な限りバッファを設けて計画し弾力性を持たせたい。

考え方によっては「ポモドーロテクニック」(https://www.lifehacker.jp/2014/07/140714pomodoro.html)を駆使して集中力を維持するのもいいのでは。

働くと自然と自分の流儀が固まってくるが、折に触れて最適化のメスを入れることで仕事はもっと早くなる。短時間でたくさん働いてさらに短時間で仕事がこなせるようになるという好循環を起こしていきましょう。

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